Door de coronacrisis en de extra regelementen rondom Brexit stond Farm Trans voor een flinke uitdaging. CAPE Groep schoot hen te hulp door snel te handelen. Ze ontwikkelde extra functionaliteiten in Mendix en bouwde nieuwe integraties in eMagiz. Op deze manier zorgden ze voor tijdsbesparing, minder fouten en kortere wachttijden.
Uitdaging
De focus van Farm Trans ligt te allen tijde op het ontzorgen van de klant. De invoering van Brexit zorgde voor een aantal grote uitdagingen gezien er op jaarbasis grofweg 5000 orders naar het Verenigd Koninkrijk gaan. Door de nieuwe regelementen ontstond er de vraag vanuit de klant om exportdocumentatie te ontsluiten naar de juiste partijen.
“Door Brexit ontstond er een nieuwe situatie waardoor alle betrokkenen moesten uitzoeken hoe zij hiermee moesten omgaan. Zowel de douane, onze klanten en andere vervoerders hadden nog nooit met exportdocumenten gewerkt.” aldus Michiel van Gerwen, teamleader Connected Services bij Farm Trans.
Daarnaast ervaarde Farm Trans de gevolgen van de coronacrisis. De organisatie was op zoek naar een oplossing om de nieuwe processen in kaart te brengen, te vereenvoudigen en te standaardiseren.
Oplossing
De oplossing was snel bedacht dankzij de uitgebreide kennis van de CAPE consultants over het it-landschap van Farm Trans. Beginnend bij de bestaande TMS applicatie. De consultants hebben een aantal functionaliteiten aan de applicatie toegevoegd. Om het probleem met betrekking tot exportdocumentatie op te lossen vond het projectteam een passende oplossing bij CSI-Fresh B.V.. Aan de hand van een aantal nieuwe integraties is Farm Trans nu in staat om snel informatie met de douane uit te wisselen en om de documentatie van orders te automatiseren.
Voordelen
Farm Trans heeft hierdoor snel kunnen schakelen toen de Brexit zich voordeed (binnen enkele weken voldeden zij aan de nieuwe Britse douaneregels). In het oude systeem kostte het meer dan een uur om volledig getekende douanepapieren te ontvangen, nu kost dit slechts 2 minuten. De integratie met CSI-Fresh B.V. heeft het projectteam dus veel tijdsbesparing opgeleverd.
“Waar we eerst in een gezamenlijk Excel-bestand moesten werken en soms lang moesten wachten op een antwoordmail, kunnen we dit nu vanuit onze eigen applicatie regelen en hebben we binnen enkele minuten een reactie”, vertelt van Gerwen.
Daarnaast scheelt de koppeling veel handmatig werk, resulterend in minder fouten en kortere wachttijden voor vrachtwagens.
